Robotiserad processautomation (RPA) är ett begrepp som bör skiljas från fysiska industrirobotar. Robotprogramvara avser inte en fysisk enhet, utan ett datorprogram som automatiserar kunskapsarbete som utförs av människor. Automatiseringen efterliknar mänsklig aktivitet och interaktion med applikationer som används i kunskapsarbete. Den utför vanligtvis tydliga, logiskt dokumenterbara, rutinmässiga och repetitiva kunskapsarbetsuppgifter som annars skulle utföras av en människa. Sådana uppgifter återfinns vanligtvis i organisationers kärnprocesser och stödfunktioner. Den passar bäst som automatiseringslösning när målet är automatisering av produktionsprocesser och syftet är att behålla de informationssystem som redan används.
Rutinmässigt kunskapsarbete som typiska uppgifter
Typiska uppgifter som lämpar sig för robotprogramvara är bland annat att mata in data i system, kopiera data mellan olika system, omvandla data, skapa rapporter, uppdatera data och utföra kontroller. Sådana uppgifter kan vara kopplade till områden som företagets fakturering, inköp, löneadministration eller redovisning. För robotprogramvara bör uppgiften delas upp i steg baserade på tydliga regler som inte lämnar utrymme för tolkning, eftersom roboten upprepar sina uppgifter enligt de givna instruktionerna. Robotarnas uppgifter kan initieras av en användare eller så kan deras användning vara tidsinställd.
RPA kan även användas för att testa ett lösningskoncept innan en fullskalig IT-lösning tas i drift. Exempelvis kan snabba RPA-pilotprojekt för integration av informationssystem användas för att kartlägga behoven och konsekvenserna av integrationen innan ett fullskaligt integrationsprojekt inleds.
De viktigaste fördelarna med RPA är kostnadsbesparingar, minskade mänskliga fel samt möjligheten att använda den frigjorda arbetstiden till mer krävande kundservice eller expertarbete, medan robotarna sköter det rutinmässiga kunskapsarbetet. RPA har dock också sina utmaningar. Om de underliggande informationssystemen ändras måste även robotarnas funktioner anpassas. Om det däremot görs misstag när roboten lärs upp för sina uppgifter, kommer roboten att upprepa misstagen i sitt arbete.
Programvarurobotik för tillverkningsindustrin
Inom projektet Reboot IoT Factory (2018–2021), som finansierades av Business Finland, utvecklade industri- och forskningspartner gemensamt över hundra pilotprojekt för teknikprövning (PoC) med delad risk för industriella problem (https://rebootiotfactory.fi/). Pilotprogrammen var i stort sett relaterade till industriföretagens olika funktioner och omfattade områden som produktutveckling, inköp, produktion, försäljning, fabriksautomation och logistik. De inkluderade flera experiment med RPA. Scanfils RPA-PoC var ett av sju pilotprogram med stor genomslagskraft i projektet. ”Reboot-projektet spelade en viktig roll för att lyfta frågan inom företaget. Genom forskningsprojektet lärde vi känna kandidaterna till RPA-leverantörer, fick höra andra företags erfarenheter av RPA och delade naturligtvis med oss av vad vi lärt oss till andra”, säger Maarit Säilynoja, ICT-direktör på Scanfil.
Robotprogramvara som hanterar inköpsorder hos Scanfil
Scanfil plc, grundat 1976, är en industriell tillverkningspartner och systemleverantör som tillverkar produkter för en rad olika branscher. Scanfil har produktionsanläggningar i Finland, Sverige, Polen, Estland, Tyskland, USA och Kina. Företaget har använt automatisering och digitalisering under lång tid, men mjukvarurobotik var fortfarande nytt för dem. Därför beslutade företaget att genomföra pilotprogrammet PoC som en del av projektet Reboot IoT Factory. Automatiseringen av inköpsorder valdes ut för pilotprojektet på grund av de potentiella fördelarna och den korta återbetalningstiden.
Innan RPA-projektet inleddes fungerade inköpsprocessen på följande sätt: Scanfils ERP-system skapade inköpsförslag utifrån försäljnings- och produktionsplaner samt efterfrågeprognoser. Inköpsavdelningen behandlade inköpsförslagen manuellt ett efter ett, sammanställde dem till beställningar för varje leverantör och skickade beställningarna till leverantören.
Efter införandet av RPA-systemet analyserade robotprogramvaran de inköpsförslag som genererats av ERP-systemet och delade in dem i rutinbeställningar och övriga beställningar utifrån fördefinierade regler, däribland beställningens värde. Därefter utförde robotprogramvaran de flesta rutinbeställningarna och skickade självständigt information om dem till inköps- och designpersonalen. Inköpspersonalen hanterade å sin sida det lilla antalet återstående förslag och lade de beställningar som var kopplade till dem.
Tack vare införandet av RPA-systemet kunde inköps- och konstruktionspersonalen ägna mer tid åt de mer komplexa beställningarna och andra uppgifter inom inköpsområdet. På företagsnivå minskade RPA den tid som lades på rutininköp med uppskattningsvis 5–10 årsverk, och denna tid kunde nu istället användas till verksamhet som skapar större mervärde.
Programvarurobotik ger fördelar
– RPA har medfört tydliga direkta och indirekta fördelar för Scanfil. Återbetalningstiden för själva investeringen i tekniken (programvarulicens och plattformsinstallation) var endast tre månader, vilket kunde beräknas utifrån de sparade arbetstimmarna. Även de anställda välkomnade förändringen. RPA minskade avsevärt utförandet av rutinuppgifter som är mindre motiverande, vilket frigjorde tid för mer meningsfulla och utmanande uppgifter. Detta var mycket användbart under coronapandemin ur ett perspektiv av leveranskedjans motståndskraft, eftersom inköparna nu hade mer tid att identifiera alternativa leverantörer. Den globala krisen i leveranskedjorna ökade andelen krävande expertarbete avsevärt.
En bra lösning när den används för rätt uppgift
. Robotprogramvaran måste lära sig hur den ska utföra sin uppgift – det vill säga den måste programmeras med driftsregler. Scanfil har flera medarbetare vars arbetsbeskrivning inkluderar att lära ut robotprogramvaran. Att arbeta med RPA regelbundet, även om det bara är en gång i veckan, säkerställer att personalen upprätthåller en tillräcklig kompetensnivå och att nyutvecklade funktioner kan utnyttjas.
Tekniken i sig är redo för en bred användning av mjukvarurobotik inom företagen. Det är viktigt att välja rätt process att automatisera. En bra utgångspunkt är att fråga sig: ”Skulle jag anställa en person för att göra detta?” De bästa tillämpningarna är uppgifter som utförs under lång tid, upprepade gånger och enligt en fastställd process. Undantag i utförandet av en uppgift kan dirigeras till en person enligt reglerna så att även undantagen kan hanteras på rätt sätt. På så sätt kan robotprogramvaran hantera den grundläggande arbetsbördan, medan människorna bara behöver fokusera på de mer utmanande fallen som kräver mänsklig reflektion. Det bör dock noteras att det inte skulle vara klokt att helt automatisera komplexa affärskritiska funktioner, eftersom det kan leda till att den uppgiftsrelaterade expertisen försvinner från företaget om företaget förlitar sig för mycket på automatisering.
Sammantaget är Scanfil nöjda med mjukvarurobotik och kan rekommendera andra att använda den. Förutom inköpsverksamheten har företaget även testat RPA i andra arbetsuppgifter. Det har dock inte varit lämpligt för alla tillämpningar, så det finns fortfarande mycket att lära sig. Ur IT-avdelningens perspektiv erbjuder RPA lösningar som traditionell IT-automatisering inte kan utföra eller där det inte skulle vara kostnadseffektivt. Ordet ”robot” i sig kan ha negativa associationer, men det har inte tagit jobb från Scanfil, utan endast tagit bort rutinuppgifter. De anställda har också varit nöjda med införandet av det nya systemet.
Jukka Kääriäinen, Marko Jurvansuu, Marko Jurmu: VTT Technical Research Centre of Finland Ltd
Jukka Majava, Osmo Kauppila: Uleåborgs
universitet Maarit Säilynoja: Scanfil plc