Begreppet mjukvarurobotik, på engelska Robotic Process Automation (RPA), ska skiljas från fysiska industrirobotar. En mjukvarurobot är inte en fysisk enhet utan i sig ett datorprogram som automatiserar människors kunskapsarbete. Automatiseringen efterliknar människans aktiviteter och interaktion med de applikationer som används i kunskapsarbetet. Den utför vanligtvis tydliga, logiskt dokumenterbara samt rutinmässiga och repetitiva arbetsuppgifter inom informationshantering som annars skulle utföras av en människa. Sådana arbetsuppgifter finns vanligtvis i organisationers kärnprocesser och stödfunktioner. Den lämpar sig bäst som automatiseringslösning när målet är att automatisera processer i produktion och man strävar efter att behålla de informationssystem som redan används.
Typiska uppgifter inom rutinmässigt datarbetande
Typiska uppgifter för en programvarurobot är att mata in data i system, kopiera data mellan system, omvandla data, skapa rapporter, uppdatera data och utföra kontroller. Sådana uppgifter kan till exempel vara kopplade till företagets fakturerings-, inköps-, löneutbetalnings- eller ekonomirapporteringsprocesser. För en mjukvarurobot måste uppgiften delas upp i tydliga steg baserade på regler, där det inte finns utrymme för tolkning, eftersom roboten utför uppgifterna enligt de givna instruktionerna. Robotarna kan köras när användaren startar dem eller så kan deras användning vara tidsinställd.
RPA kan också användas för att testa ett lösningskoncept innan en fullskalig IT-lösning implementeras. Genom ett snabbt RPA-pilotprojekt för integration av informationssystem kan man till exempel utreda integrationsbehov och effekter innan ett fullskaligt integrationsprojekt för informationssystem påbörjas.
Bland de viktigaste fördelarna med RPA kan man nämna kostnadsbesparingar, minskade mänskliga fel samt möjligheten att omfördela den frigjorda personalresursen till mer krävande kundtjänst- eller expertuppgifter, när robotarna sköter rutinmässigt kontorsarbete. Utmaningarna med RPA är å sin sida kopplade till förändringar i de underliggande informationssystemen, vilket medför behov av anpassningar även av roboternas funktion samt eventuella fel i deras inlärning, vilket kan leda till att roboten upprepar felaktiga arbetsmetoder.
Inom ramen för projektet ”Reboot IoT Factory” (2018–2021), som finansierades av Business Finland för industrin
som tillverkar mjukvarurobotik,- och forskningsaktörer utvecklade tillsammans över 100 Proof-of-Concept (PoC)-teknikförsök med låg risk för industriella problem (https://rebootiotfactory.fi/). Försöken berörde i stor utsträckning olika funktioner inom industriföretaget och omfattade till exempel produktutveckling, inköp, produktion, försäljning, fabriksautomation och logistik. Bland dessa fanns flera försök som utnyttjade RPA. Scanfils RPA-PoC var ett av sju försök med stor genomslagskraft i projektet. ”Reboot-projektet spelade en viktig roll för att driva frågan framåt inom företaget. Genom forskningsprojektet fick vi bekanta oss med potentiella RPA-leverantörer, höra andra företags erfarenheter av RPA och naturligtvis dela med oss av det vi lärt oss till andra”, berättar Scanfils ICT-chef Maarit Säilynoja.
En programvarurobot hanterar inköpsorder hos
Scanfil. Scanfil Oyj är en tillverkningspartner och systemleverantör inom industrin som grundades 1976 och tillverkar produkter för flera branscher. Scanfil har tillverkning i Finland, Sverige, Polen, Estland, Tyskland, USA och Kina. Företaget har länge utnyttjat automatisering och digitalisering, men användningen av mjukvarurobotik var något nytt för dem. Därför beslutades att genomföra ett PoC-försök som en del av projektet Reboot IoT Factory. Automatisering av inköpsorder valdes som försöksobjekt på grund av de uppnåeliga fördelarna och den korta återbetalningstiden.
Innan RPA-projektet genomfördes fungerade inköpsprocessen på följande sätt. Scanfils ERP-system genererade inköpsförslag utifrån försäljnings- och produktionsplanen samt efterfrågeprognoserna. Inköparna hanterade inköpsförslagen manuellt ett efter ett, sammanställde dem till leverantörsspecifika beställningar och skickade beställningarna till leverantören.
Efter införandet av RPA analyserade programroboten de inköpsförslag som skapats i ERP-systemet och delade in dem i rutinbeställningar och övriga beställningar utifrån fördefinierade regler, däribland beställningens värde. Därefter genomförde programvaruroboten större delen av rutinbeställningarna och skickade självständigt information om dessa till inköpare och planerare. Inköparna hanterade i sin tur det lilla antalet återstående inköpsförslag och gjorde de därtill hörande beställningarna.
Tack vare införandet av RPA kunde inköpare och planerare ägna mer tid åt de mest krävande beställningarna och andra inköpsrelaterade uppgifter. RPA minskade den tid som lades ner på rutininköp på företagsnivå med uppskattningsvis 5–10 personår, och denna tid kunde nu användas till uppgifter som skapar mervärde.
Programvarurobotik ger fördelar
– RPA har gett Scanfil tydliga direkta och indirekta fördelar. Återbetalningstiden för själva teknikinvesteringen (programvarulicens och implementering av plattformen) var endast 3 månader, vilket kunde beräknas utifrån de sparade arbetstimmarna. Även ur medarbetarnas perspektiv var förändringen välkommen. RPA minskade avsevärt utförandet av rutinmässiga, mindre motiverande uppgifter, vilket frigjorde tid för mer meningsfulla och utmanande arbetsuppgifter. Detta var till stor nytta under coronapandemin ur ett leveranskedjans motståndskraftsperspektiv, eftersom inköparna nu hade bättre tid att undersöka alternativa leverantörer. Den globala krisen i leveranskedjorna ökade andelen utmanande expertarbete avsevärt.
En bra lösning
när den används för rätt uppgift. En mjukvarurobot måste läras upp för sin uppgift – det vill säga man måste programmera in regler för hur den ska agera. På Scanfil arbetar flera personer vars arbetsbeskrivning innefattar att lära upp programvarurobotar. Endast genom återkommande, till och med veckovisa, arbete med RPA kan kompetensnivån hållas tillräckligt hög och nya funktioner utnyttjas i takt med att tekniken utvecklas.
Tekniken i sig är mogen för en omfattande användning av mjukvarurobotik inom företagen. Det är viktigt att välja rätt process att automatisera. En bra utgångspunkt är att fundera på: ”Skulle jag anställa en person för att göra detta?” Det mest lönsamma användningsområdet är uppgifter där något görs under lång tid, upprepade gånger och på ett standardiserat sätt. Undantagsfall i utförandet av uppgiften kan enligt reglerna hänvisas till en människa för hantering, så att även dessa blir hanterade. På så sätt kan programvaruroboten hantera den grundläggande arbetsbördan och människor kan fokusera på de mer krävande fallen som kräver mänskligt omdöme. Det bör dock noteras att det inte är klokt att helt automatisera komplexa affärskritiska funktioner, eftersom uppgiftskompetensen kan gå förlorad i företaget om man litar för mycket på automatiseringen.
Sammantaget är Scanfil nöjd med mjukvarurobotiken och kan rekommendera andra att använda den. Förutom inköpta tjänster har företaget även testat RPA i andra uppgifter. Det har dock inte varit lämpligt för alla användningsområden, så det finns fortfarande mycket att lära. Ur IT-avdelningens perspektiv erbjuder RPA lösningar som inte kan genomföras med traditionell IT-automatisering eller där det inte skulle vara kostnadseffektivt. Ordet ”robot” kan i sig väcka negativa känslor, men hos Scanfil har det inte tagit bort några arbetstillfällen, utan snarare eliminerat rutinuppgifter. Dessutom har personalen varit nöjd med införandet.
Jukka Kääriäinen, Marko Jurvansuu, Marko Jurmu: VTT Technical Research Centre of Finland Ltd
Jukka Majava, Osmo Kauppila: Uleåborgs universitet
Maarit Säilynoja: Scanfil Oyj